Het werkproces van de stichting ATV, dat leidt tot het vereiste ATV-advies, bestaat uit drie fasen: een oriëntatiefase, een inspectiefase en een adviesfase.
Oriëntatiefase
In de oriëntatiefase oriënteert de vaartuigeigenaar zich op de procedure en op de informatie die hij moet leveren, waaronder het ‘gebruiksconcept’ en de ‘historische datum’ van zijn vaartuig. Vervolgens verzoekt hij de stichting ATV een advies op te stellen en doet die stichting zijn informatie toekomen. Het ATV beoordeelt die informatie en als die voldoende en correct is, sluiten de vaartuigeigenaar en het ATV een overeenkomst, waarin de werkzaamheden, de planning en de kosten van het advies zijn vastgelegd. Zie het Overeenkomst formulier. Alle medewerkers van ATV zijn vrijwilligers. De kosten zijn dan ook beperkt tot reiskosten, andere onkosten en kosten om de stichting in stand te kunnen houden.
Inspectiefase
De eigenaar noteert zijn informatie in het zg. ‘VIBA-formulier’. Zie het VIBA formulier. ‘VIBA’ staat voor Vaartuiginformatie, Beoordeling en Advies. Twee experts van het ATV beoordelen die informatie, meestal aan de hand van een fysieke inspectie van het vaartuig. Zij noteren hun bevindingen eveneens op het ‘VIBA-formulier’ en sturen dat naar het ATV-bestuur.
Adviesfase
Het bestuur van het ATV stelt aan de hand van de bevindingen van de experts het advies op, noteert ook dat advies in het ‘VIBA-formulier’ en doet dit de eigenaar van het vaartuig toekomen.
Vervolg
Met het ATV-advies in de hand kan de vaartuigeigenaar de vereiste aanvullende informatie verzamelen en een keuringsinstantie / klassenbureau inschakelen voor de uitvoering van de stappen 2, 3 en 4 van de procedure. Zie het Infoblad Certificering van Traditionele Vaartuigen. Met name in stap 3 wordt door de keuringsinstantie bepaald waar het vaartuig wel of niet aan de geldende (standaard)eisen kan voldoen. Waar het schip niet aan die eisen kan voldoen, zal de keuringsinstantie, in overleg met de scheepseigenaar en op basis van de in stap 2 aangeleverde documentatie, een voorstel doen om van de regels af te wijken, waarbij alternatieven of beperkingen kunnen worden voorgeschreven.